Содержание
Введение ................................................................................................................3
РАЗДЕЛ I
СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ И ИЗВЛЕЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ
В MICROSOFT ACCESS .......................................................................................5
Глава 1. Создание баз данных в Microsoft Access.....................................................7
1.1. Основные понятия ................................................................................................7
1.2. Проектирование баз данных.................................................................................9
1.3. Создание таблицы в режиме конструктора.......................................................11
1.4. Наполнение таблиц данными с помощью форм..............................................14
1.4.1. Создание форм с помощью команды Автоформа ..................................14
1.4.2. Создание форм с помощью мастера форм..............................................16
1.4.3. Создание подчиненных форм ..................................................................17
1.5. Подтаблицы..........................................................................................................19
Глава 2. Отбор и анализ данных с помощью запросов ............................................22
2.1. Понятие и типы запросов...................................................................................22
2.2. Создание запросов на выборку в Access............................................................23
2.2.1. Разработка запроса ....................................................................................23
2.2.2. Добавление или удаление таблиц, запросов и полей.............................24
2.2.3. Сортировка записей и управление выводом полей в запросе...............26
2.2.4. Задания условий отбора............................................................................26
2.3. Вычисление итоговых значений записей в запросе .........................................28
2.4. Использование выражений для проведения вычислений в запросах.............30
2.4.1. Основные соглашения и операторы ........................................................31
2.4.2. Создание вычисляемых полей..................................................................34
2.4.3. Создание выражений с помощью построителя выражений..................35
2.5. Перекрестные запросы........................................................................................36
Глава 3. Создание страниц доступа к информации в базе данных ...........................40
3.1. О подходах к созданию страниц доступа к данным.........................................41
3.1.1. Сводные списки.........................................................................................41
3.1.2. Интерактивные страницы для ввода и изменения данных ...................42
3.1.3. Интерактивные диаграммы ......................................................................42
3.2. Структура страницы доступа к данным.............................................................43
3.3. Создание страниц доступа к данным в текущей базе данных ........................44
3.3.1. Создание страниц доступа к данным на основе одного
источника данных.....................................................................................45
3.3.2. Создание страницы доступа к данным на основе нескольких таблиц
или запросов..............................................................................................45
3.3.3. Создание страницы доступа к данным в режиме конструктора ...............47
286
3.3.4. Изменение внешнего вида страницы ......................................................48
3.4. Группировка элементов на странице доступа к данным .................................49
3.4.1. Группировка записей по интервалам даты и времени...........................49
3.4.2. Группировка записей по каждому значению в поле для группировки 51
3.4.3. Группировка записей по интервалам значений числовых,
денежных полей и полей счетчика..........................................................51
3.4.4. Группировка записей с помощью выражения ........................................52
3.4.5. Группировка записей по первым n знакам в тексте ..............................56
3.5. Вычисление итогов на странице ........................................................................57
3.6. Интерактивные диаграммы на станицах доступа к данным ...........................58
3.6.1. Создание интерактивной диаграммы на странице.................................58
3.6.2. Изменение объектов диаграммы..............................................................61
3.6.3. Создание нескольких диаграмм в рабочей области ...............................64
3.7. Добавление данных на страницу из электронной таблицы Microsoft Excel ..65
3.7.1. Создание на странице доступа к данным электронной таблицы .........65
3.7.2. Преобразование электронной таблицы к формату
текстового элемента на странице ............................................................69
3.7.3. Одновременная работа с несколькими итоговыми результатами
на страницах..............................................................................................69
Глава 4. Отчет как средство интеграции данных ....................................................71
4.1. Понятие отчета ....................................................................................................71
4.2. Создание отчета ...................................................................................................71
4.2.1. Средства создания отчетов .......................................................................71
4.2.2. Создание интегрированного отчета путем добавления диаграммы ......73
4.3. Настройка отчета .................................................................................................81
4.4. Подчиненные отчеты ..........................................................................................82
4.4.1. Создание подчиненного отчета................................................................82
4.4.2. Добавление существующего отчета в главный отчет
в качестве подчиненного отчета..............................................................84
4.5. Группировка записей и вычисление итоговых значений ................................85
4.6. Снимки отчетов. Создание и использование....................................................85
4.6.1. Создание снимка отчета путем экспорта отчета.....................................85
4.6.2. Создание и публикация снимка отчета на веб-странице
макрокомандой ВывестиВФормате.........................................................86
4.6.3. Просмотр, печать и пересылка снимков отчета .....................................87
Глава 5. Работа с внешними данными в Microsoft Access .......................................88
5.1. Анализ данных в Microsoft Excel........................................................................88
5.2. Гиперссылка.........................................................................................................89
5.3. Поле объекта OLE...............................................................................................92
5.4. Microsoft Access для работы с данными из внешних источников...................93
5.4.1. Средства доступа к внешним данным.....................................................93
5.4.2. Импорт таблиц из другого файла Microsoft Access.................................94
5.4.3. Связывание данных из электронной таблицы Microsoft Excel..............95
287
Содержание
5.4.4. Автоматизация процесса импорта и связывания данных......................98
Глава 6. Публикация и экспорт данных из Microsoft Access ...................................99
6.1. Публикация данных в Microsoft Word ...............................................................99
6.2. Копирование данных в приложения Microsoft Office ......................................100
6.3. Экспорт данных или объектов из Microsoft Access.........................................100
6.4. Экспорт данных и объектов в веб-страницу ...................................................101
6.5. Пересылка объектов базы данных по электронной почте.............................102
РАЗДЕЛ II
МЕТОДЫ АНАЛИЗА И ПОДГОТОВКИ ДАННЫХ В MICROSOFT EXCEL
НА ОСНОВЕ ИЗВЛЕЧЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ ИЗ БАЗ ДАННЫХ..................105
Глава 1. Создание и обработка электронных таблиц в Microsoft Excel ..................107
1.1. Основные понятия.............................................................................................107
1.2. Работа с листами................................................................................................108
1.2.1. Ввод данных в ячейки таблицы..............................................................108
1.2.2. Автозаполнение ячеек .............................................................................109
1.3. Редактирование данных на листе.....................................................................111
1.3.1. Изменение содержимого ячейки............................................................111
1.3.2. Очистка и удаление ячеек, строк и столбцов .......................................111
1.3.3. Разделение текста на столбцы................................................................112
1.3.4. Перемещение, копирование и вставка символов внутри ячейки .......112
1.3.5. Изменение размеров столбца и строки .................................................112
1.4. Работа с диаграммами .......................................................................................113
1.4.1. Создание диаграммы ...............................................................................113
1.4.2. Добавление данных к диаграмме ...........................................................115
1.4.3. Изменение диапазона ячеек, используемого
для создания диаграммы ........................................................................116
1.4.4. Редактирование объектов диаграммы....................................................117
Глава 2. Анализ данных в Excel с помощью формул .............................................118
2.1. Анализ процессов с помощью формул и функций Excel...............................118
2.2. Формулы и принципы работы с ними ............................................................118
2.2.1. Синтаксис формулы ................................................................................119
2.2.2. Ссылки на ячейку в формуле .................................................................119
2.2.3. Адресация ячеек в формулах ..................................................................120
2.2.4. Последовательность операций, выполняемых в формулах..................121
2.3. Встроенные функции Excel ..............................................................................121
2.3.1. Вложенные функции...............................................................................121
2.3.2. Вызов встроенной функции ...................................................................122
2.4. Перемещение или копирование формулы ......................................................123
2.5. Пример создания и применения формул ........................................................124
Глава 3. Анализ и обработка массивов данных .....................................................127
3.1. Понятие массива................................................................................................127
288
Содержание
3.2. Формулы массива и их ввод .............................................................................127
3.2.1. Вычисление одного значения.................................................................128
3.2.2. Вычисление нескольких значений.........................................................129
3.3. Использование постоянных значений в формулах массива..........................129
3.4. Определение параметров структуры массива.
Примеры обработки массива ...........................................................................130
3.4.1. Нахождение определителя матрицы ......................................................130
3.4.2. Определение обратной матрицы ............................................................131
3.4.3. Определение произведения двух матриц...............................................132
3.4.4. Вычисление функций от матриц............................................................132
Глава 4. Консолидация данных и ее применение...................................................133
4.1. Введение. Основные понятия...........................................................................133
4.2. Задание исходных областей консолидируемых данных .................................134
4.3. Консолидация по расположению.....................................................................135
4.4. Консолидация по категории.............................................................................137
4.5. Консолидации с помощью трехмерных ссылок .............................................138
4.6. Консолидация с созданием связей с исходными листами ............................139
Глава 5. Группировка и структуризация данных ...................................................141
5.1. Подготовка данных к структурированию ........................................................141
5.2. Создание структуры листа ................................................................................142
5.2.1. Автоматическое создание структуры .....................................................142
5.2.2. Создание структуры вручную .................................................................143
5.3. Отображение и скрытие структурированных данных ....................................144
5.4. Удаление структуры...........................................................................................145
5.5. Анализ данных с помощью структуры листа ..................................................145
Глава 6. Интерактивный анализ процессов с помощью сводных таблиц
и диаграмм............................................................................................147
6.1. Основные понятия.............................................................................................147
6.2. Создание отчета сводной таблицы на основе списка Excel...........................148
6.3. Задание структуры таблицы..............................................................................151
6.4. Реструктурирование сводной таблицы ............................................................152
6.5. Использование оси страниц .............................................................................152
6.5.1. Перемещение элементов поля страницы на отдельные листы книги 153
6.6. Создание сводной диаграммы ..........................................................................153
6.7. Выделение элементов сводной таблицы..........................................................154
6.8. Форматирование сводной таблицы..................................................................155
6.8.1. Применение автоформата к сводной таблице ......................................155
6.8.2. Применения числовых форматов...........................................................155
6.8.3. Переименование полей и элементов .....................................................156
6.9. Создание сводных таблиц с несколькими полями данных ...........................156
289
Содержание
6.10. Сортировка элементов в сводных таблицах ..................................................157
6.10.1. Автосортировка элементов и полей сводной таблицы.......................157
6.10.2. Нестандартная сортировка элементов и полей сводной таблицы.....158
6.11. Группировка данных........................................................................................158
6.11.1. Создание новой группы элементов......................................................159
6.11.2. Группировка числовых элементов........................................................159
6.11.3. Группировка элементов по временным диапазонам ..........................162
6.11.4. Удаление групп ......................................................................................162
6.12. Использование общих и промежуточных итогов..........................................163
6.12.1. Общие итоги...........................................................................................163
6.12.2. Промежуточные итоги...........................................................................163
6.12.3. Изменение вычислений в сводной таблице ........................................165
6.13. Пользовательские формулы и вычисления в сводных таблицах .................167
6.13.1. Создание вычисляемого поля...............................................................168
6.13.2. Создание вычисляемого объекта ..........................................................169
6.14. Ссылки на данные сводной таблицы.............................................................171
6.15. Построение сводной таблицы на основе консолидации данных ................173
Глава 7. Сценарии и их применение для анализа данных в условиях
априорной неопределенности .................................................................176
7.1. Основные понятия.............................................................................................176
7.2. Построение модели чувствительности данных. Формула 2_ 1 .......................176
7.3. Многопараметрический анализ данных с помощью сценариев.
Формула M_ N ....................................................................................................181
7.3.1. Создание сценария ..................................................................................182
7.3.2. Предварительный просмотр результатов применения сценария ........184
7.3.3. Добавление, редактирование и удаление сценариев ............................185
7.3.4. Объединение сценариев ..........................................................................185
7.3.5. Создание отчетов по сценариям ............................................................185
7.4. Создание и изменение Web-сценариев............................................................187
7.4.1. Использование сценариев на Web-страницах.......................................188
7.4.2. Просмотр сценариев и кода HTML.......................................................188
7.4.3. Создание сценария для Web-страницы .................................................188
Глава 8. Извлечение информации из баз данных и ее анализ в Microsoft Excel ..........190
8.1. Что такое OLAP?................................................................................................190
8.2. OLAP-кубы.........................................................................................................192
8.3. Исходные данные OLAP в сводных таблицах и отчетах
сводных диаграмм Microsoft Excel ...................................................................193
8.4. Microsoft Query...................................................................................................194
8.4.1. Создание запросов с помощью Microsoft Query ...................................194
8.4.2. Импорт данных с помощью мастера запросов .....................................195
8.5. Создание сложных запросов в Microsoft Query...............................................202
8.5.1. Добавление полей в поле данных из области таблиц ..........................204
290
Содержание
8.5.2. Изменение конфигурации области данных ..........................................204
8.5.3. Сортировка информации в области данных запроса ...........................205
8.6. Фильтрация данных в таблице результатов Microsoft Query .........................207
8.6.1. Критерий равенства значения поля некоторому значению.................207
8.6.2. Фильтрация данных на основе нескольких условий
равенства значения .................................................................................208
8.7. Синтез сложных условий отбора для создания запроса в Microsoft Query ..209
8.7.1. Операторы, используемые при создании условий запросов ...............210
8.7.2. Изменение критериев в области условий..............................................212
8.7.3. Фильтрация по полям, не включенным в таблицу результатов ............212
8.7.4. Исключение из таблицы результатов повторяющихся значений........213
8.7.5. Отбор данных на основе вычисляемых полей ......................................213
8.7.6. Создание запроса с параметрами ...........................................................216
8.8. Сохранение запроса и возвращение таблицы результатов
из Microsoft Query в Excel.................................................................................217
8.9. Создание OLAP-куба в Microsoft Query...........................................................218
8.10. Работы с внешними данными в Microsoft Excel ...........................................223
РАЗДЕЛ III
СОЗДАНИЕ ИНТЕГРИРОВАННЫХ ДОКУМЕНТОВ
В MICROSOFT WORD ......................................................................................227
Глава 1. Методы подготовки документов в Microsoft Word...................................229
1.1. Назначение и возможности Word ....................................................................229
1.2. Основные подсистемы. Загрузка Word ............................................................229
1.3. Меню и панели инструментов Word................................................................230
1.3.1. Меню Word...............................................................................................230
1.3.2. Панели инструментов..............................................................................231
1.4. Набор текста.......................................................................................................232
1.5. Шаблоны и стили документа............................................................................232
1.5.1. Понятие о стилях и шаблонах документа .............................................232
1.5.2. Разработка стилей документа .................................................................233
1.5.3. Изменение стиля .....................................................................................237
1.5.4. Применение стилей.................................................................................237
1.5.5. Переименование стилей..........................................................................238
1.5.6. Применение стилей форматирования из других документов..............238
1.5.7. Применение стиля из библиотеки стилей.............................................239
1.5.8. Форматирование документа с помощью копирования форматов.......240
1.6. Создание таблиц и работа с ними....................................................................240
1.6.1. Создание таблицы ...................................................................................240
1.6.2. Добавление строк и столбцов в таблицу ...............................................241
1.6.3. Изменение структуры таблицы ..............................................................242
1.6.4. Ввод текста. Перемещение внутри таблицы .........................................243
1.6.5. Задание параметров таблицы..................................................................243
1.6.6. Нумерация ячеек в таблице ....................................................................245
1.6.7. Работа с большими таблицами...............................................................245
291
Содержание
Глава 2. Поля и их применение для создания интегрированных документов ..........247
2.1. Понятие поля .....................................................................................................247
2.2. Коды поля и его значения ................................................................................247
2.3. Вставка поля в документ...................................................................................248
2.4. Форматирование и редактирование поля........................................................250
2.5. Связывание данных с помощью полей LINK, DDE......................................251
2.6. Выполнение вычислений ..................................................................................252
2.6.1. Применение поля Формула ....................................................................253
2.6.2. Выполнение вычислений в таблицах.....................................................254
2.6.3. Выполнение сложных вычислений в таблицах документа Word.............257
Глава 3. Создание интегрированных документов на основе извлечения данных
из внешних источников .........................................................................261
3.1. Способы внедрения данных из Microsoft Access в Word................................261
3.2. Вставка данных с помощью панели инструментов База данных
или поля Database..............................................................................................261
3.3. Применение Microsoft Query ............................................................................265
3.4. Применение мастера подключения данных....................................................265
3.5. Использование мастера слияния документов .................................................266
3.5.1. Источники слияния.................................................................................267
3.5.2. Создание документа слияния .................................................................267
3.5.3. Восстановление обычного документа из основного, полученного
в результате слияния...............................................................................273
3.5.4. Слияние документов Microsoft Word с данными Microsoft Excel .......273
3.6. Вставка фрагментов данных из других документов или файлов...................273
Глава 4. Создание интегрированных документов с помощью внедрения
и связывания данных ............................................................................275
4.1. Основные понятия.............................................................................................275
4.2. Создания связанных и внедренных объектов из файлов Microsoft Excel.....275
4.3. Обновление и редактирование связей объекта в документе..........................278
4.4. Редактирование внедренных объектов.............................................................279
Глава 5. Работа с большими документами............................................................280
5.1. Разработка главного документа ........................................................................280
5.2. Работа с главным документом..........................................................................281
5.3. Работа с вложенными документами.................................................................283
5.3.1. Ограничение доступа к вложенным документам..................................283
5.3.2. Открытие вложенного документа из главного документа ...................283
5.3.3. Преобразование вложенного документа в часть главного документа 283
5.3.4. Изменение порядка вложенных документов в главном документе ....284
5.3.5. Переименование вложенного документа...............................................284