Справочник по делопроизводству (+ CD)Раздел 1
Организация службы документационного обеспечения
управления (ДОУ) предприятия
Глава 1.1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав 8
Глава 1.2. Организационно-распорядительная документация
службы ДОУ 16
1.2.1. Штатное расписание предприятия 16
1.2.2. Положение о службе ДОУ 17
1.2.3. Положение о структурном подразделении предприятия
(организации, учреждения) 17
1.2.4. Инструкция по документационному обеспечению управления 17
1.2.5. Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ 17
1.2.6. Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ 18
1.2.7. Нормы времени на выполнение работ по ДОУ 19
1.2.8. Документы планирования и отчетности службы ДОУ 20
1.2.9. Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ 21
1.2.10. Должностные инструкции персонала службы ДОУ 21
Раздел 2
Организация работы с документами предприятия
Глава 2.1. Номенклатура дел, ее сущность и.
Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел 24
2.1.1. Номенклатура дел: определение и функциональное назначение 24
2.1.2. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел: общий порядок и особенности 25
Глава 2.2. Документооборот предприятия и его составляющие.
Организация работы с входящими, исходящими и внутренними документами 35
2.2.1. Документооборот предприятия: определение и функциональное назначение 35
2.2.2. Особенности организации работы с входящими, исходящими
и внутренними документами предприятия 36
Глава 2.3. Организация контроля исполнения документов 43
2.3.1. Контроль исполнения документов: определение и функциональное назначение 43
2.3.2. Особенности организации контроля исполнения документов должностными лицами и структурными подразделениями 49
Глава 2.4. Формирование и оформление дел предприятия 52
2.4.1. Дело как упорядоченная совокупность документов определенного
вида. Особенности формирования дел предприятия 52
2.4.2. Оформление дел 55
Глава 2.5. Организация работы с делами (документами) предприятия, состоящими на текущем хранении 59
2.5.1. Общие вопросы организации работы с делами (документами), состоящими на текущем хранении 59
2.5.2. Места текущего хранения дел (документов), их краткая
характеристика. Основные требования к хранилищам 60
2.5.3. Средства текущего хранения дел (документов), их краткая характеристика. Особенности организации текущего хранения
электронных документов (баз данных) (ЭД (БД)) 61
2.5.4. Учет дел (документов), состоящих на текущем хранении.
Особенности учета ЭД (БД) 63
2.5.5. Выдача дел (документов), состоящих на текущем учете,
во временное пользование 64
2.5.6. Контроль наличия, движения и состояния дел (документов),
состоящих на текущем хранении 65
Глава 2.6. Подготовка дел (документов) к передаче в архив предприятия 67
2.6.1. Общие вопросы организации подготовки дел (документов)
к передаче в архив предприятия 67
2.6.2. Документирование результатов экспертизы ценности 69
2.6.3. Порядок передачи дел на уничтожение и на хранение
в архив предприятия 72
2.6.4. Особенности экспертизы ценности и передачи в архив предприятия электронных документов (баз данных) 73
Раздел 3
Требования к подготовке документов
Глава 3.1. Общие требования к подготовке документов 76
3.1.1. Требования к содержанию документов 76
3.1.2. Требования к структуре документов 78
3.1.3. Требования к стилю изложения документов 80
3.1.4. Требования к оформлению документов 83
Глава 3.2. Организация учета бланков предприятия 92
Глава 3.3. Обеспечение режима коммерческой тайны при подготовке документов 94
Глава 3.4. Особенности подготовки отдельных видов служебных
документов 98
3.4.1. Положение о предприятии (организации, учреждении) 98
3.4.2. Договор 99
3.4.3. Деловое письмо 100
3.4.4. Служебная записка 101
3.4.5. Приказы и распоряжения по основной деятельности 103
3.4.6. Приказы и распоряжения по кадрам (персоналу) 105
3.4.7. Протокол 106
3.4.8. Акт 108
3.4.9. Доверенность 109
3.4.10. Справка 112
Список литературы 117
Приложения
Приложение 1. Стандартизованные термины с определениями 118
Приложение 2. Отраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях 127
Приложение 3. Примерное положение о службе документационного обеспечения управления 133
Приложение 4. Примерное положение об архиве, функционирующем
на правах структурного подразделения службы ДОУ (делопроизводства) предприятия 138
Приложение 5. Извлечение из укрупненных нормативов времени
на работы по ДОУ предприятия 141
Приложение 6. Пример отчета о работе с письменными обращениями 144
Приложение 7. Прием и обработка документов, поступающих
по каналам электронной почты и факсимильной связи 147
Приложение 8. Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний, используемых при подготовке служебных документов 149
Приложение 9. 152
А. Примерный текст обязательства работника об обеспечении сохранности доверенных ему в связи с исполнением порученной трудовой функции (работы) сведений, отнесенных к коммерческой тайне 152
Б. Пример памятки по обеспечению сведений, составляющих
коммерческую тайну предприятия 153
Приложение 10. Примерный текст положения о предприятии 154
Приложение 11. 157
А. Примерный текст учредительного договора общества
с ограниченной ответственностью 157
Б. Примерные тексты трудовых договоров с работниками службы ДОУ предприятия 168
В. Примерный текст договора лизинга 177
Приложение 12. Пример шаблона делового письма, подготовленного
на бланке предприятия 181
Приложение 13. Пример шаблона служебной записки 182
Приложение 14 183
А. Примерная форма генеральной доверенности 183
Б. Примерная форма доверенности на продажу дома 184
В. Примерная форма доверенности на получение заработной платы 185
Приложение 15. Примерный текст справки к проекту организационно-распорядительного документа 186
Приложение 16. Примерный перечень документов, подлежащих
утверждению 187
Приложение 17. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать 188
Приложение 18. Перечень типовых сроков исполнения документов 189
Приложение 19. Перечень шаблонов документов, представленных
на компакт-диске 191