Outlook Органайзер для руководителя. В 10 раз быстрее

для руководителей любого уровня, поскольку каждый управленец применяет в своей работе электронную почту, Интернет, Word и Excel и, как правило, работает в среде Windows. В связи с этим парадокс: владеть программными пакетами требуется ежедневно, а времени на освоение нет. Для профессионала не секрет, что одну задачу можно решить множеством путей. Но только один из них - самый экономный по ресурсам: времени и "телодвижениям", именно такой путь вы можете самостоятельно выбрать в данной книге.




Логика освоения MS Outlook
Практика обучения людей показывает, что материал данной книги быстрее всего усваивается, когда работа идет не на абстрактных примерах, а на конкретном материале обучаю- щегося. Мы рекомендуем построить работу с этой книгой следующим образом. Разбейте свой процесс обучения на 4 недели. 1-я неделя
Первый день
Настройка программы MS Outlook. Ее следует выполнить один раз, следуя инструкциям главы «Предварительная настройка MS Outlook для эффективной работы». Этот раздел вам потребуется только один раз – после установ- ки у вас программы MS Outlook. Поэтому рекомендуем просто выполнить рекомендации, указанные в этом раз- деле, и переходить к освоению следующих глав. Если вам потребуется что-либо впоследствии изменить, вы можете вернуться в этой главе и еще раз ознакомиться с материалом. Второй-пятый дни:
Освойте на практике главу «Почтовый клиент». Закон: на- чиная с этого дня, вся ваша почта приходит и уходит толь- ко через программу MS Outlook. Поэтому ваша задача на- чать привыкать к внешнему виду программы, к тому, как расположены меню и т.д. Для человека свойственно опа- саться неопределенности и нового. Поэтому вам отводит- ся неделя для того, чтобы привыкнуть в «фейсу» MS Outlook, перестать его бояться. 2-я неделя
Начните планировать свои ближайшие встречи в календа- ре MS Outlook. Постепенно переходите к тому, чтобы все ваши планы были отражены в календаре – важные встре- чи, даты, занятия спортом, хобби и т.д. Материал главы ко- роток, поэтому освоить его вы сможете за один день, уде- лив часик своего внимания. Остальные дни – наработка практики.
СВОЕНИЯ MS OUTLOOK
3-я неделя
Эта неделя должна быть посвящена переносу ваших кон- тактов из бумажных органайзеров, стикеров, листочков и других источников. Следует взять за правило– вносить ин- формацию из каждой ценной визитки в контакты MS Outlook. Делать это следует в тот же день, как вы ее полу- чили на руки. Время, отведенное на заполнение одной формы контакта, 1–2 минуты. Выделить 10–15 минут ежедневно для переноса контактов из бумажных носителей в MS Outlook может каждый. При таком подходе, сколько бы ни было у вас контактов, не пройдет и месяца, как все будет собрано в одном месте.
4-я неделя
Она должна быть посвящена освоению мастерства поиска информации, которая у вас содержится в личных папках MS Outlook. Так как за три предыдущие недели у вас накопи- лось достаточно информации, то в ней нужно уметь быстро ориентироваться. Чем больше у вас будет контактов, почто- вых сообщений, календарных планов – тем острее встает вопрос быстрого извлечения нужной информации из MS Outlook. Вот почему очень ценно уделить достаточно внима- ния этой финальной главе. Приложение в данной книге – это справочный материал, к которому вы можете обращаться по мере необходимости. Мы специально не даем привязки, когда лучше читать и ос- ваивать этот раздел. Читатель самостоятельно определяет свою потребность в информации, напечатанной в прило- жении.


MS OUTLOOK ДЛЯ ЭФФЕКТИВНОЙ РАБОТЫ
Г Л А В А 1
Цель настроек MS Outlook: увеличить скорость работы за счет корректировки опций «по умолчанию», позволяющих оптимизировать затраты на телодвижениях, и более быст- рой работе с получением почты. Автоматический запуск MS Outlook При регулярном использовании MS Outlook как органайзе- ра и почтового клиента вы запускаете его при каждом стар- те компьютера. Поэтому рекомендуем установить автоза- пуск программы при логине. Во-первых, если MS Outlook не запущен, средства напоминаний работать не будут, во- вторых, современный компьютер обладает достаточными ресурсами, чтобы постоянно держать в памяти открытую программу. Чтобы реализовать автоматический запуск, выполните следующие шаги:
1. Если MS Outlook запущен, воспользуйтесь командой Файл _ Выход для закрытия программы.
2. Выберите Пуск на панели Windows, после чего выбе- рите команду Настройка _ Панель задач и меню Пуск.
3. Перейдите на вкладку меню Пуск и нажмите клавишу Настроить.
4. Щелкните по клавише Добавить, чтобы отобразить диалоговое окно Создание ярлыка.
5. Нажмите кнопку Обзор.
6. Найдите папку, содержащую MS Outlook (при ус- тановке МS Office по умолчанию C:Program FilesMicrosoft OfficeOFFICE11OUTLOOK.EXE).
1. Выберите Outlook или Outlook.exe, после чего щелк- ните по кнопке ОК или Открыть.
2. Нажмите кнопку Далее.
3. Выберите папку Автозагрузка.
4. Введите название Запуск Outlook.
При следующем запуске Windows MS Outlook запустит- ся автоматически.
Чтобы удалить MS Outlook из автозагрузки, выполните следующие шаги: 1. Нажмите Пуск _ Все программы _ Автозагрузка.
2. Выберите в меню Запуск Outlook.
3. Удалите этот ярлык.
Настройка параметров MS Outlook
Чтобы начать работу с MS Outlook, мы рекомендуем провес- ти сразу ряд настроек, которые положительно повлияют на эффективность вашей дальнейшей работы с программой. Установка полноценного поиска контактов После установки MS Outlook первый делом заходим в раз- дел Контакты:
1. Нажимаем правую кнопку мыши – выбираем пункт Свойства.
2. Переходим на закладку Адресная книга Outlook и ста- вим галочку напротив пункта Показывать эту папку как адресную книгу.
Выполнив эти действия, вы получите возможность осу- ществлять поиск нужного контакта, вводя полностью или часть имени в окне поиска на панели MS Outlook. Как этим пользоваться, будет описано далее в книге. Настройка параметров контактов Чтобы определить, как лучше сортировать контакты, выс- тавьте порядок в меню Параметры контактов: 1. Зайдите в меню Сервис _ Параметры.
2. Выберите закладку Настройка, по умолчанию она сразу открыта.
3. Отыщите кнопку Параметры контактов…, нажмите ее. Откроется диалоговое окно Параметры контак- тов:
1. Задайте порядок ввода новых имен. Этот пункт опре- деляет, какое из трех введенных слов в поле По пол- ному имени: раздела Ввод новых контактов будет именем, фамилией или отчеством.
Вот пример рисунка с предлагаемыми вариантами: Рекомендуемый порядок: Имя (Отчество)Фамилия.
1. Далее выберите способ группировки, то есть как MS Outlook будет отображать ваши контакты, когда вы откроете папку с контактами. Рекомендуемый вари- ант: Фамилия Имя (Организация).
2 И наконец, поставьте галочку напротив пункта Прове- рять наличие повторяющихся контактов. В этом слу- чае MS Outlook будет предупреждать, если вы вводи- те аналогичный контакт, с запросом – заменить, об- новить или дублировать. Установка данной галочки поможет поддерживать ваши контакты «в чистоте». Настройка отображений «Сб» и «Вс» в Календаре Нам часто приходится отвечать на вопрос клиентов: «Как сделать, чтобы в представлении «Неделя» «Сб» и «Вс» отображались полной полоской, а не как два кубика?». По- этому мы решили включить в эту книгу пункт настройки «Сб» и «Вс» как рабочих дней. Именно таким образом MS Outlook воспринимает, что ему следует отображать все 7 дней недели одинаково. А вы хотите вот такой формат, когда все семь дней представлены в виде вертикальных столбцов: Чтобы это реализовать, выполните следующие действия для настройки отображения: 1. Зайдите в меню Сервис _ Параметры.
2. Выберите закладку Настройка, по умолчанию она сразу открыта.
3. Отыщите на этой закладке кнопку Параметры календа- ря, нажмите ее. Откроется следующее диалоговое окно: Поставьте галочки в пунктах Сб и Вс. Это означает, что MS Outlook будет считать субботу и воскресенье рабочи- ми днями. Соответственно, когда вы откроете календарь в представлении «Рабочая неделя», вы получите карти- ну, изображенную на нашем предыдущем рисунке.
Выбор панели просмотра, отображаемой при запуске MS Outlook По умолчанию при запуске MS Outlook на экране отобража- ется панель просмотра Входящие. Однако вы можете выб- рать любую другую панель просмотра.
1. Запустите MS Outlook, выберите команду Сервис _Па- раметры.
2. Зайдите на вкладку Дополнительно и нажмите кнопку Дополнительно….
3. Нажмите кнопку Обзор…, чтобы выбрать из раскрыва- ющегося списка Открыть папку: тот элемент, которые вы хотели бы видеть при запуске MS Outlook.
4. Дважды щелкните по кнопке ОК, чтобы закрыть диа- логовые окна.
После того как вы этот сделаете, при запуске MS Outlook будет отображаться выбранная вами панель просмотра. Настройки почтового клиента Создание структуры папок Предлагаем рассмотреть один из оптимальных алгоритмов работы с почтой.
Создаем папку «!_Work». Восклицательный знак в нача- ле названия позволяет этой папке всегда быть в самом вер- ху, что облегчает визуальный поиск и ориентировку.
ПРИМЕЧАНИЕ
«А» – письма важные, срочные, требующие незамедлительного ответа.
«В» – письма важные, но ответ на которые по времени терпит день-три.
«С» – пустые письма, не несущие смысловой полезной нагрузки, но требующие вашего внимания на их сортировку: своим дизайном, дерзким текстом, неожиданностью прибытия.
В ней создаем структуру папок под проекты, в которых вы участвуете. Названия категоризируем по проектам либо людям. То есть у вас появляется ряд папок, названных либо по именам людей, либо по названиям проектов, например вот так. Когда подготовлена структура папок, следует освоить последовательность сортировки. Нажимаем Отправить/Получить. Допустим, получаем 19 писем, они – в папке «Входящие». Во-первых, бегло просматриваем их на предмет спама, ненужных писем. Их удаляем, то есть зачищаем наш ящик от задач «С». Удалили 9 писем, осталось 10. Оставшиеся письма прочитываем и определяем, какой они категории – «А» или «В». Если письмо категории «В» – переме- щаем его в папку «!_Work». Переместили 7 писем, осталось 3. Теперь следует оценить оставшиеся 3 письма категории «А» по критерию «время, необходимое для написания отве- та». Если ответ займет не более нескольких минут, сразу его напишите и положите в проектную папку архива.Ответили на 2 письма – осталось 1. Теперь приступайте к работе с письмом категории «А». Представленный выше алгоритм прост, удобен и очень функционален. Такая схема позволяет держать в регулярном порядке вашу переписку. В любой момент времени получить доступ к нужному письму. Позволяет по завершению проекта легко создать архив и облегчить объем почтовой программы. Когда завершена работа с проектом, просто откройте почтовую папку, выделите все письма в ней. Захватите мышью и перенесите их в папку на диске. Каждое письмо будет представлено как отдельный файл. Далее заархиви- руйте файлы, в результате получится один архивный файл со всей вашей перепиской по данному проекту. Многие используют почтовый клиент как органайзер. Написали себе письмо – вот и задача, которую нужно сде- лать. Выполнили ее – переместили в папку «Сделано». Ру- ководитель компании Дмитрий К. использует этот способ так. Если он на работе и вспоминает, что ему необходимо сделать дома, он пишет себе письмо на домашний адрес. А когда он находится дома и к нему приходят идеи, связанные с работой, то чтобы не забыть осуществить их – фиксирует в письме и направляет на рабочий адрес. Создание учетной записи почты
Чтобы настроить получение почты с вашего адреса, выпол- ните следующие шаги:
1. Выберите пункты меню Сервис _ Учетные записи электронной почты….
2. В появившемся окне выберите просмотреть или изме- нить имеющиеся учетные записи и нажмите кнопку Далее.
3. Выберите и нажмите кнопку Добавить….
4. Укажите РОР3, если хотите получать почту к себе на компьютер, либо IMAP, если хотите просматривать ее в дистанционном режиме. Как правило, чаще ис- пользуется режим РОР3, который мы рекомендуем.
5. Здесь заполните необходимые поля, на рисунке они указаны красными стрелочками. Информацию по РОР3 и SMTP нужно получить у того, кто предоставил вам почтовый ящик. Остальные поля вы наверняка сможете заполнить амостоятельно. Иногда требуется установить галочку напротив пункта SMTP-серверу требуется проверка подлинности. Если ваш администратор обратит на это внимание, то нажмите кноп- ку Другие настройки… из предыдущего пункта, чтобы вой- ти в меню Настройки электронной почты Интернета. Выбе- рите закладку Сервер исходящей почты и поставьте требу- емую галочку.
Чтобы проверить правильность сделанных вами настро- ек, нажмите клавишу Проверка учетной записи…. При ус- пешно проведенной настройке и получении соединения с Интернет напротив каждого пункта появятся зеленые галоч- ки, как показано ниже.
Настройка редактора почты
Редактор почты – инструмент, который вы используете при создании сообщений. Можно использовать собствен- ный редактор или программу Word. Преимущество Word состоит в том, что вы можете использовать все средства этой программы для редактирования своих сообщений, к примеру такие, как создание рамок, размера шрифта и таблиц.
Недостаток использования Word состоит в том, что на загрузку этой программы требуется некоторое время, поэ- тому вы не можете немедленно приступить к созданию со- общения. Другой недостаток – получатели, не использую- щие Word, вместо вложений увидят файл Winmail.dat.
Настройка подписи по умолчанию
Чтобы настроить текст подписи для своих сообщений, вы- полните следующие действия:
1. Выберите в главном меню MS Outlook Сервис _ Па- раметры.
2. Перейдите на закладку Сообщение. Рисунок диалого- вого окна приведен ниже. Нажмите кнопку Подписи….
3. В открывшемся меню выберите Создать… и получи- те вот такую картину.
4. Введитеимя подписи. Нажмите кнопку Далее, чтобы написать текст вашей будущей подписи. Пример воз- можной подписи представлен ниже. 5. Сохраните сделанные настройки, нажав кнопку ОК. Теперь у вас есть подпись, которая будет автоматичес- ки добавляться ко всем новых сообщениям.
ПРИМЕЧАНИЕ
Что следует указать в подписи: • завершение обращения. В русской речи это, как правило, – до свидания, с уважением и т.д.; • имя, фамилию – уже стало нарицательным правило такого обращения не только в электронном письме, но в разговорной деловой речи. Очень редко встретишь полностью ФИО. Это, как правило, некий архаизм, или означает, что его отправитель разменял уже четвертый десяток лет своей жизни; • должность и компанию, представителем которой является отправитель; • телефон, e-mail, сайт – указываются в самом конце, эта информация для того, чтобы связаться с отправителем в случае необходимости. Не стоит указывать все двенадцать телефонов вашей компании. Конечно, вы хотите показать, что работаете в крупной компании, но человеку, получившему от вас письмо, нужен только один номер – тот, по которому находитесь вы, и желательно, чтобы он не был занят, когда вам звонят. Поэтому указывайте один, максимум три телефонных номера. Цель подписи – проявить уважение к читателю вашего сообщения, дать необходимую информацию для обратной связи. Ничего лишнего! Для выражения всего остального – вам предоставлено пространство самого сообщения. Установка отправки/получения почты Выполните следующие шаги:
1. Выберите в главном меню MS Outlook Сервис _ Па- раметры.
2. Перейдите на закладку Параметры почты. Обратите внимание на блок Отправка и получение.
3. Снимите галочку напротив пункта Немедленная отп- равка при наличии подключения.
Это позволит вам, написав сообщение, прочитать его и проверить, иначе MS Outlook моментально отправит его по- лучателю при наличии доступа к Интернету. Алгоритм каче- ственной работы с почтой приводится в соответствующем разделе книги.Следующий алгоритм обеспечит получение только заголовков почтовых сообщений, что позволит вам на порядок ускорить работы с почтой и удалять сообщения с вирусами еще до того, как они скачаются на ваш компьютер.
1. Нажмите «горячие» клавиши _+_+_, чтобы запустить меню Группы отправки и получения.
2. Нажмите кнопку изменить, чтобы открыть следую- щее меню Настройки отправки и получения. Если у вас одна учетная запись, то меню будет выглядеть так, как это изображено на рисунке. Если несколько, то в колонке Учетные ___________записи