Оглавление
ОБ АВТОРЕ 1
БЛАГОДАРНОСТИ 2
ВВЕДЕНИЕ 3
Какие задачи можно решать в программе Access 3
Две стороны программы Access 6
Access или Excel? 6
Access или SQL Server? 7
Новый облик программы Access 2007 8
Лента 8
Использование ленты с помощью клавиатуры 11
Меню Office 14
Инструментальная Панель быстрого доступа 15
Новые возможности в программе Access 2007 16
Об этой книге 18
Краткое содержание 18
Об ® этих ® стрелках 19
О сочетаниях клавиш 21
О щелчках кнопкой мыши 22
Примеры 22
О Web-сайте MissingManuals.com 22
Safari Enabled 22
ЧАСТЬ I. ХРАНЕНИЕ ДАННЫХ В ТАБЛИЦАХ 23
ГЛАВА 1. СОЗДАНИЕ ВАШЕЙ ПЕРВОЙ БАЗЫ ДАННЫХ 25
Что такое базы данных Access 25
Приступая к работе 26
Создание новой базы данных 28
Что такое таблицы 33
Создание простой таблицы 34
Редактирование таблицы 38
Сохранение и открытие БД Access 43
Создание резервных копий 43
Сохранение БД с другим именем или форматом 45
Открытие БД 46
Одновременное открытие нескольких БД 48
Открытие БД, созданной в более старой версии Access 49
Создание еще одной БД 50
Область переходов 51
Просмотр таблиц с помощью области переходов 52
Управление объектами БД 54
ГЛАВА 2. СОЗДАНИЕ БОЛЕЕ СЛОЖНЫХ ТАБЛИЦ 56
Типы данных 56
Конструктор 57
Организация и описание ваших полей 59
Как действуют обновления в Конструкторе 61
Типы данных Access 61
Текстовый 64
Поле MEMO 68
Числовой 70
Денежный 73
Дата/время 74
Логический 78
Гиперссылка 79
Вложение 80
Счетчик 83
Первичный ключ 86
Создание поля для вашего собственного первичного ключа 87
Шесть правил проектирования БД 88
Правило 1. Выбирайте подходящие имена полей 88
Правило 2. Разбивайте ваши данные 89
Правило 3. Храните все детали в одном месте 90
Правило 4. Избегайте дублирования данных 90
Правило 5. Избегайте избыточной информации 92
Правило 6. Включайте поле Код 93
ГЛАВА 3. ОБРАБОТКА ЛИСТА ДАННЫХ: СОРТИРОВКА, ПОИСК,
ФИЛЬТРАЦИЯ И ДРУГИЕ ДЕЙСТВИЯ 94
Настройка листа данных 94
Форматирование листа данных 95
Реорганизация столбцов 96
Изменение размеров столбцов и строк 97
Скрытие столбцов 99
Закрепленные столбцы 100
Перемещение в таблице 101
Сортировка 102
Фильтрация 106
Поиск 110
Усовершенствованное редактирование 113
Проверка орфографии 113
Автозамена 118
Специальные символы 119
Печать листа данных 121
Предварительный просмотр страницы 122
Тонкая настройка распечатки 124
ГЛАВА 4. БЛОКИРОВКА НЕПРАВИЛЬНЫХ ДАННЫХ 126
О целостности данных 126
Запрет незаполненных полей 127
Задание значений по умолчанию 129
Предотвращение дублирования значений с помощью индексов 131
Маски ввода 135
Применение готовых масок 137
Создание собственной маски 141
Правила верификации или условия на значения 144
Применение условия на значение поля 144
Запись условия на значение поля 146
Создание условия на значение для таблицы 150
Подстановки 152
Создание простого списка подстановок, состоящего из констант 153
Добавление новых значений в ваш список подстановок 156
ГЛАВА 5. СВЯЗЫВАНИЕ ТАБЛИЦ С ПОМОЩЬЮ ОТНОШЕНИЙ 158
Основы отношений между таблицами 158
Избыточные данные в противоположность связанным 159
Совпадающие поля: связующее звено отношения 161
Связывание с помощью столбца Код (ID) 161
Отношение типа "родитель — потомок" 162
Применение отношений 163
Определение отношения 164
Редактирование связей 169
Целостность на уровне ссылок 169
Переходы в отношении 173
Поиск в связанных таблицах 176
Более экзотические связи 180
Отношение "один-к-одному" 181
Отношение "многие-ко-многим" 182
Практическое применение связей 187
Музыкальная школа 187
Магазин шоколадных изделий 192
ЧАСТЬ II. ОБРАБОТКА ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ ЗАПРОСОВ 197
ГЛАВА 6. ЗАПРОСЫ, ВЫБИРАЮЩИЕ ЗАПИСИ 199
Основные сведения о запросах 199
Создание запросов 200
Создание запроса в Конструкторе 201
Создание простого запроса с помощью Мастера запросов 212
Режим SQL 216
Запросы и связанные таблицы 221
ГЛАВА 7. ОСНОВНЫЕ ХИТРОСТИ, ПРИМЕНЯЕМЫЕ В ЗАПРОСАХ 233
Вычисляемые поля 233
Определение вычисляемого поля 234
Простая математическая обработка числовых полей 237
Выражения с текстовыми значениями 239
Функции запросов 240
Применение функций 241
Построитель выражений 242
Форматирование чисел 246
Дополнительные математические функции 247
Текстовые функции 248
Функции для обработки дат 251
Обработка пропущенных или неопределенных значений 253
Итоговые данные 254
Группировка в итоговом запросе 257
Объединения в итоговом запросе 259
Параметры запроса 262
ГЛАВА 8. ЗАПРОСЫ, ОБНОВЛЯЮЩИЕ ЗАПИСИ 264
О запросах на изменение 264
Тестирование запросов на изменение (с осторожностью) 265
Семейство запросов на изменение 265
Запросы на обновление 266
Запросы на добавление 272
Создание запроса на добавление (или на создание таблицы) 273
Получение начальных значений типа Счетчик, отличных от 1 276
Запросы на удаление 277
Учебный пример: маркировка заказов на товары, которых нет в наличии 280
Поиск продуктов, которых нет в наличии 280
Перевод заказов в режим ожидания 282
ГЛАВА 9. АНАЛИЗ ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ ПЕРЕКРЕСТНЫХ ЗАПРОСОВ И
СВОДНЫХ ТАБЛИЦ 284
О перекрестных запросах 284
Создание перекрестных запросов 288
Создание перекрестного запроса с помощью мастера 289
Создание перекрестного запроса с нуля 293
Сводные таблицы 296
Построение сводной таблицы 297
Манипуляции сводной таблицей 301
Создание вычисляемого поля 303
Скрытие и отображение подробностей 306
Фильтрация в сводных таблицах 306
Сводные диаграммы 310
Выбор типа диаграммы 311
Печать сводной диаграммы 313
ЧАСТЬ III. ОТЧЕТЫ 315
ГЛАВА 10. СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ 317
Базовые сведения об отчетах 319
Создание простого отчета 319
Компоновка отчета 322
Добавление и удаление полей 323
Разные режимы отображения отчета 326
Создание пустого отчета 327
Печать, предварительный просмотр и экспорт отчета 329
Предварительный просмотр отчета 330
Экспорт отчета 332
Получение дополнительного модуля "Save As PDF" 335
Форматирование отчета 336
Форматирование столбцов и заголовков столбцов 338
Условное форматирование 343
Фильтрация и сортировка в отчете 346
Фильтрация в отчете 346
Сортировка данных в отчете 348
ГЛАВА 11. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СЛОЖНЫХ ОТЧЕТОВ 349
Улучшение отчетов в Конструкторе 349
Разделы в режиме конструктора 350
Об элементах управления 352
Удаление полей из макета 353
Добавление дополнительных элементов управления 356
Создание отчета без помощи мастера 359
Мастер создания отчетов 361
Мастер создания наклеек 364
Тонкая настройка отчетов с помощью свойств 368
Корректировка самых широкоиспользуемых свойств 370
Выражения 372
Группировка 374
Группировка в отчетах 375
Тонкая настройка с помощью панели Группировка, сортировка и итоги 377
Многоуровневая группировка 383
ЧАСТЬ IV. РАЗРАБОТКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОГО ИНТЕРФЕЙСА
С ПОМОЩЬЮ ФОРМ 385
ГЛАВА 12. СОЗДАНИЕ ПРОСТЫХ ФОРМ 387
Основные сведения о формах 387
Создание простой формы 388
Применение формы 394
Сортировка и фильтрация в формах 400
Сортировка в форме 400
Фильтрация в форме 400
Применение фильтра по форме 401
Сохранение фильтров для дальнейшего использования 404
Создание улучшенных макетов 405
Высвобождение элементов управления из макета 405
Применение нескольких макетов 407
Применение табличных макетов 409
Отображение нескольких записей в любой форме 411
Разделенные формы 413
Еще более полезные свойства формы 415
Мастер создания форм 418
ГЛАВА 13. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СЛОЖНЫХ ФОРМ 421
Настройка форм в Конструкторе 421
Разделы формы: разные части вашей формы 423
Вставка элементов управления в форму 424
Галерея элементов управления: краткий обзор 428
Расположение элементов управления на форме 431
Привязка: автоматическое изменение размеров элементов управления 434
Последовательность перехода: облегчение переходов с помощью клавиш 440
Контроль с помощью элементов управления 444
Блокировка полей 444
Предупреждение ошибок с помощью условий на значения 445
Выполнение вычислений в выражениях 446
Компоновка с применением элемента управления Вкладка 447
Переходы по ссылкам 449
Переходы с помощью списков 451
Выполнение действий с помощью кнопок 453
Формы и связанные таблицы 456
Связи таблиц и простые формы 456
Элемент управления Подчиненная форма 457
Создание настроенных подчиненных форм 458
ГЛАВА 14. СОЗДАНИЕ СИСТЕМЫ ПЕРЕХОДОВ 460
Освоение области переходов 460
Настройка списка области переходов 461
Улучшенная фильтрация 465
Скрытие объектов 467
Использование групп Custom 468
Поиск в списке области переходов 470
Построение форм со средствами автоматического перехода 470
Создание кнопочной формы 471
Назначение стартовой формы 475
Альтернативы кнопочной формы 476
Отображение всех форм в списке 478
Ссылки на связанные данные 483
Отображение связанных записей в отдельной форме 483
Отображение более подробных отчетов с помощью связей 487
ЧАСТЬ V. ПРОГРАММИРОВАНИЕ В ACCESS 491
ГЛАВА 15. АВТОМАТИЗАЦИЯ ЗАДАЧ С ПОМОЩЬЮ МАКРОСОВ 493
Базовые сведения о макросах 494
Создание макроса 495
Запуск макроса 498
Отладка макроса 500
Макросы и безопасность 503
Опасные макрокоманды 503
Как Access обрабатывает опасные макросы 505
Центр управления безопасностью 507
Задание надежного расположения 509
Три примера макросов 511
Поиск записи 511
Печать отчета 512
Отправка данных по электронной почте 513
Управление макросами 516
Группы макросов 516
Назначение макросу комбинации клавиш 518
Настройка макроса запуска 520
Присоединение макросов к формам 520
Что такое событие 520
Присоединение макроса к событию 523
Считывание аргументов из формы 525
Изменение свойств формы 527
Макросы с условиями 528
Построение условия 528
Проверка данных с помощью условий 530
Макросы с более сложными условиями 532
ГЛАВА 16. АВТОМАТИЗАЦИЯ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАЧ СРЕДСТВАМИ ЯЗЫКА
VISUAL BASIC 535
Редактор Visual Basic 535
Добавление нового модуля 537
Написание процедуры с простейшим программным кодом 539
Помещение кода в форму 541
Реакция на событие формы 541
Вызов кода в модуле 545
Чтение и запись полей на форме 546
Что такое объекты 548
Свойства 549
Методы 553
События 555
Применение объектов 556
Обозначение измененной записи 557
Создание эффекта перемещения указателя мыши 562
ГЛАВА 17. НАПИСАНИЕ КОДА С БОЛЕЕ РАЗВИТОЙ ЛОГИКОЙ 566
Изучение языка Visual Basic 566
Хранение информации в переменных 566
Принятие решений 568
Повторение действий с помощью цикла 572
Создание пользовательских функций 573
Подытожим: функция для проверки кредитных карт 575
Обработка сбойных ситуаций 579
Отладка 580
Обработка ошибок 583
Углубленное рассмотрение объектов 585
Объект DoCmd 588
Преобразование макроса в VB-код 590
Улучшение работы компании средствами Visual Basic 592
Хранение промежуточного итога 593
Получение сведений о цене 596
Добавление нового товара во время заполнения заказа 597
Управление выполнением заказов 601
Обновление единиц наличного запаса 605
ЧАСТЬ VI. СОВМЕСТНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ACCESS 611
ГЛАВА 18. СОВМЕСТНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БД НЕСКОЛЬКИМИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМИ 613
Открытие вашей базы данных всему миру 613
Как действует многопользовательская поддержка в Access 614
Подготовка вашей базы данных 616
Что такое разделенная БД 616
Разделение БД с помощью мастера 618
Как действуют связанные таблицы 622
Разделение БД вручную 625
Блокировка вашей клиентской БД 628
Использование БД совместно с пользователями, у которых нет Access 630
Многопользовательский доступ 632
Как вносятся изменения 632
Обработка конфликтов редактирования 634
Применение блокировок для предотвращения наложения обновлений 636
Открытие БД с монопольным доступом 638
Повреждение данных 639
Диагностика и корректировка поврежденных БД 640
Предупреждение повреждений 641
Защита базы данных 641
Защита паролем 643
Пароли и разделенные БД 644
Применение защиты файлов ОС Windows 644
ГЛАВА 19. ИМПОРТ И ЭКСПОРТ ДАННЫХ 647
Аргументы в пользу экспорта и импорта 647
Что такое экспорт 647
Что такое импорт 648
Применение буфера обмена 649
Копирование таблицы из программы Access 650
Копирование ячеек из Excel в Access 653
Операции импорта и экспорта 653
Импортируемые типы файлов 654
Импорт данных 655
Импорт из файла Excel 658
Импорт из текстового файла 661
Экспортируемые типы файлов 662
Экспорт данных 663
Повторное применение параметров импорта и экспорта 666
Access и XML 668
Что такое XML на самом деле? 668
Три правила XML 670
Файлы и схемы XML 673
Поддержка XML в программе Access 673
Экспорт в XML-файл 675
Импорт из XML-файла 677
Сбор информации по электронной почте 679
Создание сообщения электронной почты 680
Ручная обработка ответов 685
Автоматическая обработка ответов 686
Управление параметрами вашего сбора данных с помощью электронной почты 687
ГЛАВА 20. ПОДКЛЮЧЕНИЕ ACCESS К SQL SERVER 689
Нужно ли переходить на SQL Server? 689
Как работает SQL Server 690
Более дешевая версия SQL Server 692
Приступая к работе с SQL Server 2005 Express 694
Установка SQL Server Express 694
Подключение SQL Server к сети 699
Создание БД SQL Server 700
Преобразование БД 700
Управление вашей БД 707
Создание БД SQL Server вручную 708
Добавление объектов в БД SQL Server 709
Создание таблицы 709
О запросах 716
Создание представления 717
ГЛАВА 21. ПОДКЛЮЧЕНИЕ ACCESS К SHAREPOINT 721
Основные сведения о SharePoint 722
Что можно делать в программе SharePoint 724
Настройка SharePoint 726
Создание узла рабочей группы 726
Настройка вашего узла 730
SharePoint и Access 732
Формирование списка 734
Экспорт таблицы в SharePoint 740
Импорт данных в Access 742
Перенос всей БД на сервер SharePoint 745
Редактирование данных SharePoint в Access 748
Внесение изменений в автономном режиме 749
ПРИЛОЖЕНИЕ. НАСТРОЙКА ПАНЕЛИ БЫСТРОГО ДОСТУПА 753
Панель быстрого доступа 753
Добавление кнопок 755
Настройка конкретных БД 757
ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ 759
XIV
Оглавление
XV
Оглавление